Kolibrie Payroll – 40x sneller nieuwe medewerkers op de payroll

40x sneller werknemers onboarden

Sinds 1994 is Kolibrie de HRM-specialist voor de horeca. Horecaondernemers kunnen hun personeel onderbrengen bij Kolibrie zonder zich zorgen te hoeven maken over administratief werk.

Kolibrie ontvangt elk jaar duizenden aanmeldingen van nieuwe medewerkers. Deze worden stuk voor stuk met de hand verwerkt. Ook wordt er veel gewerkt met diverse soorten (digitale) werkurenbriefjes om de verloning elke maand in orde te krijgen voor alle klanten. Om aan alle wet- en regelgeving, verschillende collectieve arbeidsovereenkomst (CAO’s) en diverse klantwensen te voldoen, kost dit veel tijd en handwerk.

Wij hebben een maatwerk platform ontwikkeld zodat zowel horeca-ondernemers en horeca-personeel helpt gemakkelijker de payroll processen te doorlopen. Hiermee verwacht Kolibrie minder fouten te maken, administratie sneller te kunnen afhandelen om voor de horeca-ondernemers en horeca-personeel een duidelijker en transparant proces te kunnen bieden. 

Een gestroomlijnd inschrijf- en managementsysteem.

In een intensieve samenwerking met Kolibrie hebben we een vernieuwde dienstverlening ontworpen. Vanaf het begin is er een multidisciplinaire samenwerking gevormd tussen de teams van Sping en Kolibrie. Door middel van verschillende Design Sprints hebben we de knelpunten in de bestaande processen leren kennen en verbetervoorstellen ontwikkeld. Deze prototypes hebben we herhaaldelijk getest met restaurant en/of hoteleigenaren, hun medewerkers en de interne gebruikers van Kolibrie.

Één van de grootste knelpunten bleek het inschrijfproces voor nieuwe medewerkers, hiervoor waren wachttijden en een inschrijving duurde lang met veel uitval.  daarmee is in enkele maanden een MVP ontwikkeld.  Het MVP ondersteunde nog niet alle CAO’s en klantwensen, maar toonde wel aan dat de nieuwe dienstverlening positief werd ontvangen door klanten en intern ook veel tijd bespaarde.

Daarna is er gestart met het uitbreiden van de verschillende use cases om alle klanten te kunnen helpen. Deze versie is snel in gebruik genomen en stapsgewijs uitgebreid en verbeterd waardoor feedback tijdens de ontwikkeling verwerkt kon worden. Kort daarna is het platform uitgebreid met diverse functies om de urenregistratie te verbeteren. In de tussentijd is zijn er aanpassingen gedaan om te voldoen aan nieuwe wetgeving zoals Wet- Arbeid in Balans (WAB). 

Het Kolibrie portaal is er voor iedereen

Het resultaat is een payroll-platform met 3 verschillende gezichten. 

• Werkgevers en Kolibrie beheerders hebben een responsive web-interface 
• Werknemers kunnen gebruik maken van een mobiele app
• Alle verbonden met het nieuwe platform dat integreert met hen bestaande verlonings-systeem

We hebben met Ruby on Rails een webapplicatie ontwikkeld waarmee horecaondernemers een nieuwe contractaanbieding kunnen maken voor hun medewerkers. Alle klantafspraken en CAO-regels zijn vastgelegd in het systeem. Tijdens het maken van een contract wordt hier rekening mee gehouden zodat een relatie alleen de juiste opties kan kiezen.

Vervolgens kunnen medewerkers met de iOS of Android app contracten accepteren, hun gegevens aanvullen en zichzelf identificeren. Al deze handelingen worden overzichtelijk bijgehouden zodat Kolibrie haar relaties en medewerkers hierin optimaal kan ondersteunen indien nodig.

Wat voorheen een week duurde, kan nu in 4 uur gedaan worden.

Horecaondernemers kunnen nu zonder hulp van Kolibrie een nieuwe medewerker inschrijven binnen enkele minuten. Daarnaast kunnen nieuwe medewerkers sneller een contract ontvangen en ondertekenen via de app.

Ook voor Kolibrie scheelt het een hoop werk en zijn er minder fouten. De persoonlijke gegevens van nieuwe werknemers worden nu direct door de werknemer zelf gecontroleerd en aangevuld. Ook is het controleren van de wettelijke documenten geautomatiseerd en gebeurt het ondertekenen van contracten nu digitaal.

“De samenwerking met Sping is super verlopen! Er werd goed geluisterd naar onze behoeftes en wensen waardoor we een mooi product in de markt hebben kunnen zetten.” – Paola Paymans, Control & process / Product owner Kolibrie Payroll