Onze UX Designer Lot schrijft over haar ervaring gedurende de designfase voor Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG).
In 3 weken vanuit het niets een vernieuwd UX-concept voor een Content Management Systeem maken, hoe doe je dat? Bij ontwerpprojecten onder tijdsdruk is het lastig om de verschillende aspecten in balans te houden: hoe houden we de opdrachtgever betrokken, verzamelen we genoeg feedback van de eindgebruiker, is het technisch en budgettair nog haalbaar?
Het komt vaker voor: grote projecten met een strakke deadline. Regelmatig zitten er meer haken en ogen aan een onderwerp dan dat je van tevoren inschat. Dit voert de druk nog meer op. Daarom is het belangrijk om efficiënt met je tijd om te gaan om kwaliteit te behouden. Ik geef je graag een aantal tips die ik heb opgedaan tijdens het ontwerpproject van Sping voor het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG).
Inleiding
Het NHG geeft landelijke medisch-inhoudelijke richtlijnen uit voor huisartsen. De richtlijnen zijn verwerkt in het NHG-Formularium, dat huisartsen kunnen gebruiken bij het voorschrijven van medicatie.
Het systeem waarin het NHG het huidige NHG-Formularium beheert, gaat alweer even mee en is inmiddels toe aan een update. Daarom vroeg het NHG om hulp voor een herontwerp. Het doel was om sneller te kunnen werken, met meer zekerheid (“Als ik hier een voorschrift aanpas, wil ik zeker weten dat het wel/niet op meer plekken aangepast wordt.”).
Tip 1: Zet de klant actief in de rol van Product Owner
De klant is enthousiast en voelt zich betrokken bij het project. Alleen heeft niet iedereen ervaring met digitale productontwikkeling, waardoor het soms onduidelijk is wat wij verwachten van onze klant tijdens dit proces. Wanneer we de klant Product Owner (PO) maken, en uit specifiëren wat een PO doet, zorgt dit voor een soepelere samenwerking. We kunnen de klant nu benaderen als teamlid, maar ook wanneer nodig, de klant als PO om een directe beslissing vragen.
Tip 2: Maak korte iteraties en plan veel in weinig tijd
Strakke deadlines. Het klinkt als een uitdaging, maar het haalt vaak het beste in mensen naar boven. Om ervoor te zorgen dat een deadline behapbaar blijft, hebben we de 3 weken opgedeeld in 3 iteraties. Het is alsnog kort, maar de planning herhaalt zich en zo kom je in een ritme. Zo hoef je je niet zorgen te maken om de einddatum, maar kan je blijven focussen op de inhoud. Zo’n deadline hoeft dus niet te zorgen voor stress, maar is dan juist een goede balans tussen snelheid en detailniveau.
Voor het NHG hebben we deze planning aangehouden:
– Dinsdag: Workshop/onderzoek
– Woensdag: Schets, Design & Prototype
– Donderdag: Gebruikerstest voorbereiden en afnemen met 2 testpersonen
En ja; elke keer was het weer gelukt: een nieuw onderdeel uitgeplozen, ontworpen en getest. Het fijne aan deze iteraties is, dat je een betrokken team en veel feedbackmomenten hebt. Ook is er ruimte om fouten te maken, aangezien je de week erna weer een iteratie kan maken.
Tip 3: Hou het team klein
Zorg ervoor dat je een divers team hebt met verschillende expertises, maar maak het niet te vol. Bij het NHG bestond ons team uit vier personen: de Product Owner (NHG), de gebruiker/medische specialist (NHG) en twee designers vanuit Sping. Zo’n team levert niet alle input, maar zorgt voor korte lijntjes. Hadden we meer input nodig? Dan ging de juiste persoon van het team op onderzoek uit. Hiernaast hebben we elke iteratie een gebruikerstest gedaan om ook vanuit de gebruiker input te krijgen.
Tip 4: Stel de verwachtingen bij over het prototype
Ofwel: verwachtingsmanagement. Je kan je voorstellen dat we in anderhalve dag geen pixel perfect ontwerp hadden gemaakt. Het kan gewoonweg niet 100% af zijn in zo’n korte periode, maar dat hoeft ook helemaal niet. Je hebt wel een product dat voor 80% af is, gebaseerd op onderzoek en input van gebruikers. Wanneer dit duidelijk is, is de klant vooral blij dat er in zo weinig tijd zo veel is gebeurd.
Tip 5: Zorg voor ontspanning!
Naast werken hoort ook afleiding en gezelligheid. Een zware discussie moet zich niet voortzetten aan de lunchtafel en de lunch moet ook niet de enige pauze op de dag zijn. Spreek vaak genoeg een adempauze af en houd het luchtig.
Verder was de afspraak dat elke week een ander teamlid iets lekkers voor op de projecttafel mee zou nemen. Je leert snel genoeg elkaars guilty pleasures kennen… 😉
“Kwaliteit staat voorop bij het NHG, maar we hebben ook een strakke deadline. Sping heeft ons geholpen om een zo goed mogelijk resultaat te halen in slechts 3 weken.”
Annetje Dieleman (Wetenschappelijk medewerker Informatisering Huisartsenzorg)
Kortom; drie intensieve weken, met als resultaat dat we een scope hebben bepaald, uitgangspunten voor het ontwerp en een initiële backlog hebben. Tijdens de ontwikkelfase gaan we dit verder itereren en realiseren.
Benieuwd wat we in 3 weken voor jouw organisatie kunnen betekenen?